Ordre du jour

Début de séance : 20h08

Présents (10) :
 Erik Amzallag
 Emmanuel Bonnard
 Pierre Charles
 Pierrick Dauny
 Daniela Drost
 Jérémy Roblin
 Richard Lemeiter
 Jérôme Teissier
 Laurent Thevenard
 Xavier Viallefont

Excusés (01) :
 Pierre Laurenge

Ordre du jour :

• Expositions à valider
   Animation RFF
   Animation à La Géode (75)
   Fonsorbes (33)

• Briqu’expo Parigné l’Evêque :
   Prise en compte du repas du vendredi soir
   Assurance pour la salle
   Briques gravées
   Demande des nappes de Rhône Alpes
   Demande de give aways à LEGO France
   Avoir des lots en plus à faire gagner de LEGO France

• Listes de discussions
• Retour sur l’AG : proposition de faire sur deux WE
• Fanabriques
• MF Série 4
• Point sur le renouvellement : dernière relance + désinscription des non renouvelants
• Point comptabilité

Expositions à valider

Animation RFF

La Chargée de Communication à RFF (Réseau Ferré de France) avait visité notre stand lors de la fête du train à Capdenac-Gare. RFF organise une animation à Montrabé le 25 Juin et ils aimerais que nous présentions un stand LEGO avec animation.

Nous validons la participation et recherchons des personnes intéressées et disponibles à cette date.

Animation à La Géode (75)

LEGO France organise une évènement à la Géode (Paris) pour le lancement de la gamme City Espace sur le mois de juin et souhaite nous y associer.

Fonsorbes (33)

L’exposition à Fonsorbes aura lieu le 15 Septembre 2011. Eric Borrega en est le coordinateur pour cette nouvelle participation.

Briqu’expo Parigné l’Evêque

Prise en compte du repas du vendredi soir

Des exposants arriveront le vendredi soir pour préparer la salle et commencer l’installation des dioramas. L’association FreeLUG prendra aussi en charge les repas de cette soirée.

Assurance pour la salle

L’assurance de l’association est prévue pour couvrir quatre évènements dans l’année, sans compter l’Assemblée Générale. Nous serons donc couverts lors de l’exposition. Elle couvre les dommages aux locaux ne lui appartenant pas et dans lesquels elle organise ses assemblées, réunions et autres manifestations.

Par contre, nous avions donné un nombre d’adhérents maximum de 90. De plus, nous devons savoir aussi jusqu’à quel nombre de visiteurs nous pouvons être couverts. Jérémy s’occupe de questionner l’agence, pour clarifier les choses.

Briques gravées

La commande a été faite sur le site de vente d’Alban Nanty. Les briques seront envoyées directement à l’adresse de Jean-Claude, étant sur place et coordinateur de l’exposition.

Demande des nappes de Rhône-Alpes

La demande s’adresse à Pierre Laurenge, qui stocke chez lui les nappes destinées aux expositions de la région Rhône-Alpes. Elles se joindront aux nappes des autres régions (Bretagne, Auvergne, Ile-de-France)

Demande de give aways à LEGO France

Nous demandons à LEGO France la possibilité de nous livrer des « give aways », ce sont des petits sachets promotionnels à offrir.

Demande de lots auprès de LEGO France

Nous demandons à LEGO France la possibilité de nous livrer des lots à offrir pour les jeux organisés sur place.

Listes de discussions

Nous avons eu des débordements de messages, suite à un débat ouvert sur la présence de forum dans l’association. Nous avons essayé de calmer le jeu en précisant qu’une discussion par messages interposés peut devenir très vite houleuse. Nous travaillons constamment pour maintenir un échanges cordial entre les membres de l’association.

Le principe d’échanges d’information par liste de discussions a été gardé car préféré par une grande majorité d’adhérent.

Toutefois, nous rappelons qu’un forum (qui fait passerelle avec la liste de discussion) a été ouvert en première page du site. Toutes les informations pour l’inscription sont ici :
Forum FreeLUG

Retour sur l’AG

Nous proposons de séparer l’exposition publique du week-end de l’Assemblée Générale. Nous avons la possibilité d’avoir la salle sur deux dates différentes. La mairie de Véneux-les-Sablons nous demande aussi une exposition plus longue sur la durée :
 9 votes pour,
 1 vote contre,
 1 absent.

L’assemblée générale et l’exposition publique seront donc désormais séparées.

Subvention pour Fana’briques

En 2008 et 2010, FreeLUG avait fourni une subvention pour l’évènement Fana’briques.

La question s’est posée pour 2011.

Fana’briques est désormais un évènement qui fonctionne très bien dégageant des bénéfices.

De notre propre côté, nous préparons nos propres expositions avec le risque financier que cela entraine.

Nous décidons donc de ne pas verser de subventions à Fana’briques pour l’édition 2011.

Toutefois, les membres FreeLUG continueront de s’investir dans l’évènement (participation aux tâches d’organisation, communication, activité pour le public...), comme ça a toujours été le cas.

Minifigs Série 4

La série 4 est maintenant disponible à la commande.

Le stock de collection de minifigs est très compliqué à gérer. Plusieurs séries complètes sont encore en stock l’association.

Pour éviter tout risque de sur-commande, nous pensons à faire un système de précommande pour la série 4, afin d’évaluer au plus juste les quantités à commander. Cette commande portera uniquement sur une série complète de minifig. La vente des doublons se déroulera une fois le tri effectué.

Point sur le renouvellement des cotisations : dernière relance + désinscription des non renouvelants

Richard se charge de relancer les retardataires. Ils ont jusqu’au vendredi 22 avril 2011. Après cette date, les adhérents n’ayant pas renouvelé seront résiliés de l’association.

Point comptabilité

Richard nous a présenter le bilan comptabilité à fin mars, par email. Il y a beaucoup de chèques à gérer. Mais la demande d’avance pour la commande du bulk permet de maintenir le compte dans le positif.

Fin de séance : 21h43

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : CA@freelug.org